Tietosuojaseloste

Rekisteri-ilmoitus / tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Someron Voima ry
Y-tunnus 0205860-1
Yhteyshenkilö: Riitta Lehtinen
Osoite: Pappilantie 6, 31400 Somero
Sähköposti: someron.voima(at) gmail.com

2. Jäsenrekisterin käyttötarkoitus:
Seuran jäsenistä pidetään lainsäädännölliseen velvoitteeseen perustuvaa jäsenrekisteriä, jonne ilmoittautumislomakkeilla ja muilla tavoin annetut tiedot tallennetaan. Tietoja käsitellään ainoastaan lain yksityisyydensuojasta määräämällä tavalla. Tietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Jäsenrekisterin tietoja käytetään ainoastaan seuran toimintaan liittyvissä asioissa vastuuhenkilöiden toimesta sekä yhteistyökumppaneiden mahdollisen mainonnan kohdistamiseen aikuisille jäsenille. Henkilöjäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Jäsenen ilmoittama sähköpostiosoite liitetään seuran sähköpostilistalle.

3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Someron Voima ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: 

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet 
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen 
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi. 

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Someron Voima ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Someron Voima ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on yhdistyksen yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:  

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot
  • Alaikäisen jäsenen osalta 
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimi- ja luottamushenkilöistä: 

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • Laskuihin liittyvät tiedot 
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Yhdistyslain vaatimat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään, osallistujilta itseltään sekä alaikäisen lapsen huoltajalta ja yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Someron Voima ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan mm. Suomen Palloliitolle, Suomen Lentopalloliitolle ja Suomen Nyrkkeilylle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten. Näitä tietoja käsitellään lajiliittojen ylläpitämässä rekisterissä. Lajiliitoilla on omat tietosuojaselosteensa.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Jäsenrekisterin tiedostoja säilytetään jäsenrekisterin ylläpitäjän henkilökohtaisessa käytössä olevalla tietokoneella. Jäsenrekisteri on suojattu salasanalla ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käyttöön on oikeus ainoastaan jäsenrekisterin ylläpitäjällä ja hänen valtuuttamillaan henkilöillä. Rekisteristä tehdään säännöllisesti varmuuskopiot ja niitä säilytetään asianmukaisesti lukituissa tiloissa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. 

  • Suostumukseen perustuvat (toimihenkilöt) henkilötietoja säilytetään, kunnes suostumus perutetaan
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen.
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. 

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Muutokset tietosuoja-asetukseen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään lainsäädännön muuttuessa. Tämä seloste on viimeksi päivitetty 15.5.2018.